November 8, 2016
Gute Präsentationen entspringen nicht dem Zufall. Es gibt einige Grundsätze, die bei jeder PowerPoint-Präsentation beachtet werden sollten. In Teil 2 geht es heute darum wichtige von unwichtigen Informationen für Ihr Publikum zu unterscheiden.
Welche Informationen sollten Sie auf Ihren Folien bereitstellen? Natürlich alle, die Ihnen helfen, Ihre Botschaften besser zu vermitteln. Seien Sie sich dabei bewusst, dass überflüssige Informationen das Publikum verwirren können. Ihre Zuhörer müssen gleichzeitig Ihren Vortrag und die Inhalte der dazu gezeigten Folien zu einem Gesamtbild zusammenfügen. Je mehr Fakten gleichzeitig zu verarbeiten sind, desto schwerer machen Sie es Ihrer Zielgruppe. Gerade Experten neigen dazu so viele Details in ihre Präsentation einzufügen, dass selbst Fachleute nur mit Mühe während des Vortrages alles komplett erfassen können. Wahrscheinlich ist der Kenntnisstand der Zuhörer über Ihr Thema ziemlich unterschiedlich. Deshalb müssen Sie sich darauf einstellen, dass zu viele Details für große Teile des Publikums nicht verständlich, uninteressant oder verwirrend sein könnten. Ich kenne natürlich die Bedenken, dass man vielleicht doch wichtige Informationen unterschlägt, wenn die Präsentation auf die wesentlichen Bestandteile reduziert werden soll. Es hat sich aber gezeigt, dass eine strenge Inhalts-Auswahl nach Relevanz sowohl dem Referenten als auch dem Publikum zu Gute kommt. Ich habe Ihnen einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, Ihre PowerPoint-Präsentation zielgruppengerecht zu gestalten.
1. Passen Sie Ihre Präsentation Ihrer Zielgruppe so gut wie möglich an! Beginnen Sie mit einem Basis-Foliensatz, den Sie für Einführungsvorträge und für Laien so einfach wie möglich gestalten. Beschränken Sie sich auf die Grundlagen zu Ihrem Thema und überlegen Sie, welche Informationen wirklich unerlässlich sind. Sie werden wahrscheinlich dabei feststellen, dass es mindestens genauso schwer ist, einen Foliensatz auf das absolute Minimum zu reduzieren, wie absolut alle möglichen Infos in die Präsentation hinein zu zwängen. Wenn Sie eine Grundlagen-Präsentation erstellt haben, können Sie diese an verschiedene Zielgruppen anpassen, indem Sie zusätzliche Inhalte (Grafiken, Videos, Zitate, etc.) nach Bedarf einfügen.
2. Vermeiden Sie unnötige Elemente! Nicht selten finden sich auf Folien Dinge, die nichts mit dem eigentlichen Vortragsthema zu tun haben. Dazu gehören Logos, Firmens-Slogans, Adressen oder Telefonnummern. Alles was nicht zur eigentlichen Präsentation gehört, lenkt von Inhalt ab. Wenn Sie wollen, können Sie ein Handout nach Ihrem Vortrag verteilen; dort ist dann auch genügend Platz für Logo und Kontaktdaten.
3. Wählen Sie den Folienhintergrund mit Bedacht! Auch der Hintergrund einer Folie hat natürlich Auswirkungen auf die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Inhalts. Sollten Sie sich für ein Bild als Hintergrund entscheiden, sollte das natürlich Relevanz zu Ihrem Thema haben. Sollten Sie über Einspritztechnik bei PKW-Motoren referieren, wäre ein Hintergrundbild mit Kühen auf einer Alm oder Meeresbrandung völlig deplatziert und würde Ihr Publikum irritieren. Allzu üppige Hintergründe lenken von einem knapp gehaltenen Inhalt ab und machen Ihre Bemühungen zunichte, das Auditorium auf das Wesentliche aufmerksam zu machen. Komplexe Inhalte, wie umfangreiche Schaubilder, sollten einen besonders dezenten Hintergrund erhalten, da die Folie sonst schnell überladen wirkt.
4. Suchen Sie passende Fotos aus! Fotos können Informationen anschaulicher machen. Dazu müssen sie aber wirklich gut und für das Thema relevant sein. Es kann ziemlich aufwändig sein, das passende Foto für den Inhalt einer Folie zu finden. Verzichten Sie besser auf dieses Stilelement, bevor Sie Bilder nehmen, die nur in etwa passen. Mittlerweile gibt es Foto-Dateien im Internet wie Fotolia oder iStockphoto, die mit etwas Geduld gute Suchergebnisse liefern. Achten Sie in jedem Fall unbedingt auf die Urheberrechte bei der Verwendung von Fotos. Die unerlaubte Nutzung könnte schnell teuer für Sie werden.
Es ist in jedem Fall zu raten, sich in die Bedürfnisse Ihres Publikums hineinzuversetzen. Welche Informationen werden unbedingt benötigt? Welche zusätzlichen Fakten würden sie überfordern? Wenn Sie Ihre Zuschauer in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen stellen, werden Sie in der Lage sein, eine überzeugende Präsentation zu erstellen.
Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
