So reagieren Sie souverän auf Störungen während Ihrer Präsentation – Teil 1

Sie haben sich große Mühe mit Ihrer Präsentation gegeben oder sogar eine Präsentationsagentur beauftragt und eine professionelle Präsentation erstellen lassen. Sie haben alle PowerPoint-Folien auswendig gelernt und Ihren Vortrag ausreichend eingeübt. Doch auf der Bühne hakt es dann plötzlich. Irgendetwas funktioniert nicht richtig. Sie stehen vor Ihrem Publikum und müssen die Situation irgendwie retten. Wir verraten Ihnen ein paar Tricks, wie Sie mit Störungen fertig werden.

Sie haben bestimmt schon einmal von „Murphys Gesetz“ gehört. Es besagt, dass alles was schiefgehen kann auch wirklich schiefgehen wird. Vermutlich haben wir alle irgendwann einmal Erfahrungen von Pleiten, Pech und Pannen gemacht, und uns überlegt, ob in diesem Gesetz nicht ein Stück Wahrheit steckt. Gerade bei komplexen Abläufen wie einer Präsentation, können an vielen Stellen Probleme auftauchen. Das kann der Referent selber sein, der zu spät kommt, seinen Text oder sein Laptop vergisst. Genauso gut können technische Schwierigkeiten auftauchen oder der Präsentator bekommt sein Publikum nicht „in den Griff“.  Einige Störungen sind mehr oder weniger ärgerlich, andere Probleme können den Erfolg der Präsentation ernsthaft gefährden. Einige Störquellen wollen wir uns jetzt anschauen und Anregungen zum richtigen Umgang geben.

Der wichtigste Tipp: bleiben Sie ruhig und verlieren Sie nicht den Kopf

Von entscheidender Wichtigkeit ist wie der Referent emotional mit einer Störung fertig wird. Ich weiß, es ist leicht daher gesagt, aber wenn Sie in Panik geraten, haben Sie kaum Chancen Ihre Präsentation zu retten. Wenn Sie sich wirklich gut vorbereitet haben, wenn Sie alle nötige Energie in Ihre Präsentation gesteckt haben, dann trifft Sie vermutlich keine persönliche Schuld an den Schwierigkeiten. Probleme tauchen bei jedem Menschen einmal auf, jetzt erwischt es gerade Sie. Versuchen Sie das Problem zu beheben so gut es geht. Meistens kann durch besonnenes Handeln größere Schwierigkeiten vermieden werden.

Was tun, wenn die Präsentation durch eine technische Panne gestört wird?

Was tun Sie, wenn plötzlich das Mikrofon ausfällt, der Beamer defekt ist, oder der Stick mit Ihren Folien nicht funktioniert? Technische Probleme können theoretisch immer auftreten. Deshalb sollten Sie vor der Präsentation so viele Fehlerquellen wie möglich beseitigen. Überprüfen Sie Ihre eigene technische Ausrüstung gewissenhaft und statten Sie sich mit Ersatzteilen wie passenden Elektrokabeln, einem Ersatzakku, usw. aus.  Sollte kein technisches Equipment am Ort Ihrer Präsentation vorhanden sein, müssen Sie ohnehin für Beamer, Lautsprecher usw. selbst sorgen. Probieren Sie alle Geräte und Verbindungen Zuhause aus. Wenn Sie in einer Location präsentieren, die die nötige technische Ausstattung zur Verfügung stellt, fragen Sie nach, ob Jemand von der Haustechnik während Ihres Vortrages zur Verfügung steht. Lassen Sie sich die Handynummer des Haustechnikers geben.

Falls das nicht der Fall sein sollte, stellen Sie sicher, dass Sie zumindest eingewiesen werden, oder dass eine Person im Veranstaltungsraum dabei sein wird, die mit der technischen Anlage des Hauses vertraut ist. Planen Sie bei der Anreise einen Zeitpuffer ein, um die Technik vor Ihrem Auftritt zu überprüfen. Sollte sich trotzdem eine technische Störung einstellen, versuchen Sie Ruhe zu bewahren. Beim Ausfall des Mikrophons können Sie lauter sprechen, falls Sie nicht gerade in einer großen Festhalle präsentieren. Sollte der Beamer ausfallen, müssen Sie auf Ihre mit viel Fleiß erstellten PowerPoint-Folien verzichten. Das ist zwar sehr ärgerlich, aber versuchen Sie trotzdem Ihre Kernaussagen auch ohne Folien überzeugend zu vermitteln. Fall irgendwie möglich, nutzen Sie trotz Einschränkungen die Chance das Publikum mit Ihren Argumenten zu überzeugen.  Folgende Fragen sollten Sie möglichst schnell klären:

– Was genau funktioniert nicht?

– Ist der Defekt kurzfristig zu beheben?

– Falls die Störung nicht zu beheben ist: wie stark werde ich dadurch eingeschränkt?

– Kann ich mit diesen Einschränkungen meine Präsentation noch halten oder muss ich abbrechen?

Weiter geht es im 2. Teil

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.